Описание, оптимизация и регламентация бизнес-процессов
Полный цикл услуги, с внедрением за 2-3 месяца на вашем предприятии
Услуги по описанию и оптимизации бизнес-процессов компании.
Услуги по описанию и оптимизации бизнес-процессов компании.
Представляем систему описания, оптимизации и регламентации бизнес-процессов, разработанную для быстрого внедрения
в коммерческих компаниях, за 2-3 месяца.
Основные преимущества:
- Создается и внедряется за 2-3 месяца;
- Адаптивная - далее вы сами сможете быстро (в считанные дни!) актуализировать своими силами имеющиеся схемы процессов и регламенты;
- Без зависимости от внешних консультантов. Носителями методологии становятся сами руководители подразделений;
- Не требует специального ПО, все документы (схемы процессов и соответствующие им текстовые регламенты) создаются и хранятся в обычных офисных редакторах visio, word, excel;
- Эффективная и результативная - основной упор на процессы верхнего уровня, на взаимодействие подразделений. Идем широким фронтом по горизонтали, по главным бизнес-аспектам, а не вязнем в детализации операционной мелочевки "внизу вверх", как это делают ИТ-автоматизаторы.
Гибкость системы и легкость/скорость модернизации процессов особенно важна сейчас, когда ранее устоявшиеся бизнес-процессы все чаще требуется оперативно менять под влиянием внешних вызовов (рынок, экономика) и внутренних организационных изменений.
Система бизнес-процессов.
Система бизнес-процессов.
Система ориентирована на описание сквозных бизнес-процессов верхнего уровня, взаимодействие подразделений в ходе выполнения общих процессов, идущих горизонтально через несколько смежных подразделений.
Следовательно, система помогает:
Следовательно, система помогает:
- наладить четкую работу смежных подразделений (в интересах внешнего потребителя!),
- устранить хронические конфликты между отделами (борьбу руководителей отделов за полномочия и ресурсы; перекладывание ответственности с отдела на отдел),
- Сделать бизнес-процессы наглядными (простое графическое представление) и прозрачными для контроля.
Условия разработки бизнес-процессов.
Условия разработки бизнес-процессов.
Система ориентирована на рынок, удовлетворение внешнего клиента, обеспечивает конкурентные преимущества. Поэтому предназначена только для коммерческих предприятий.
Система предназначена для организаций со штатной численностью:
Система предназначена для организаций со штатной численностью:
- от 40-50 чел минимум (если меньше, то систему негде развернуть);
- до 500-700 чел максимум (если больше, то система теряет гибкость, ей трудно управлять, требуется бюрократизация, "процессы по управлению процессами").
Основные результаты внедрения бизнес-процессов:
Основные результаты внедрения бизнес-процессов:
Квалифицированная и согласованная работа всех подразделений, по всему жизненному циклу продукта, «от заявки до отгрузки».
- Устоявшиеся рабочие процессы будут формализованы в виде блок-схем и соответствующих текстовых регламентов, простых и понятных рядовым исполнителям.
- Новая или быстро меняющаяся деятельность будет смоделирована в виде наглядных алгоритмов (схем).
- Самое сложное и важное – согласование ответственности, полномочий и интересов руководителей смежных подразделений в ходе выполнения сквозных бизнес-процессов. Эти ситуации будут диагностированы, разобраны. Правила взаимодействия согласованы, прописаны и приняты всеми смежниками. Здесь требуется "политическая воля" и активное участие главного босса (владельца в роли генерального директора).
План работ над бизнес-процессами
План работ над бизнес-процессами
1) Знакомство с предприятием, диагностика. 1 день.
Проведение интервью с несколькими руководителями, чтобы понять суть бизнеса и подготовиться к проведению базового практикума.
Здесь же можно провести настольную игру-симулятор взаимодействия подразделений. Игра является диагностической и показывает проблемы внутренних коммуникаций смежников.
См. описание игры: >> Бизнес-игра на улучшение взаимодействия подразделений и решение конфликтов в организации
Проведение интервью с несколькими руководителями, чтобы понять суть бизнеса и подготовиться к проведению базового практикума.
Здесь же можно провести настольную игру-симулятор взаимодействия подразделений. Игра является диагностической и показывает проблемы внутренних коммуникаций смежников.
См. описание игры: >> Бизнес-игра на улучшение взаимодействия подразделений и решение конфликтов в организации
2) Проведение 2-х или 3-х дневного семинара-практикума для руководителей подразделений и самых ценных специалистов. На практикуме руководителям полностью передается методология описания, оптимизации и регламентации бизнес-процессов. >> Подробная программа практикума
3) После практикума, в течение 2-х недель, руководители сами пытаются описывать процессы (схемы) в своих функциональных областях (финасист - финансовые, начсклада - складские, РОП - продажи, закупщик - закупки и т.д.). Консультант-методолог сопровождает эти разработки, проверяет, помогает каждому.
(см. ниже иллюстрацию - пример правок схемы и регламента процесса).
(см. ниже иллюстрацию - пример правок схемы и регламента процесса).
4) Проводятся общие заседания (круглые столы), где руководители презентуют разработанные схемы, где вырабатываются решения по оптимизации и улучшению процессов. Обычно достаточно 2 встречи по 3-4 часа, чтобы заслушать всех менеджеров. В интервале 1-2 недели.
5) Проводится совещание, на котором согласуются полномочия и ответственность руководителей, подразделения которых являются смежными в ходе некоторых общих процессов. Определяется, какое функциональное подразделение компании является основным ("кормильцем"). И это чаще всего, но не всегда (!) продажи. Фиксируется процессная (матричная) система управления (двойное подчинение), в рамках которой в определенные моменты, по определенным правилам, определенные сотрудники смежных подразделений поступаются в распоряжение руководителя, управляющего процессом.
См. статьи нашего ведущего консультанта на эти темы:
См. статьи нашего ведущего консультанта на эти темы:
6) Разработка текстовых регламентов (2-3 недели).
После того как логика процессов формализована (в виде наглядных схем), процессы оптимизированы, полномочия и ресурсы согласованы между всеми смежными подразделениями - проводится техническая работа по переводу схем процессов в текстовые регламенты (для использования работниками в повседневной работе). Регламенты пишут руководители подразделений, консультант-методолог проверяет, помогает каждому.
После того как логика процессов формализована (в виде наглядных схем), процессы оптимизированы, полномочия и ресурсы согласованы между всеми смежными подразделениями - проводится техническая работа по переводу схем процессов в текстовые регламенты (для использования работниками в повседневной работе). Регламенты пишут руководители подразделений, консультант-методолог проверяет, помогает каждому.
7) Обкатка системы. По каждому процессу проводятся инструктажи всех исполнителей (должностей) участвующих в процессе. Сотрудники изучают регламент процесса в целом. Изучают, что от них требуется в соответствующих должностных процедурах. Начинают работать в точности по регламентам под присмотром менеджера процесса и консультанта-методолога.
Организационно-финансовые условия консалтинга
Организационно-финансовые условия консалтинга
Период разработки и внедрения системы 2-3 месяца (от проведения стартового семинара-практикума до тестовой обкатки).
Первые полезные результаты появятся уже сразу после проведения стартового семинара-практикума, т.е. на первой неделе работы:
Первые полезные результаты появятся уже сразу после проведения стартового семинара-практикума, т.е. на первой неделе работы:
- осознание нового подхода к управлению процессами,
- ориентация на внешнего клиента и осознание принципа совместной работы подразделений над внешними заказами (а не дрязги и выяснения отношений внутри),
- понимания основных методов и подходов к улучшению и оптимизации процессов,
- конкретные решения по оптимизации и улучшению конкретных процессов, конкретные идеи и решения в области коммерческой эффективности (чего мы коснемся и разберем в ходе практикума)...
Стоимость услуг (ваши затраты на разработку и внедрение системы):
Стоимость проекта зависит от того, насколько интенсивно (в человеко-днях, человеко-часах) вы привлекаете внешних консультантов, а какой объем работ делаете сами.
Баланс внешних и внутренних усилий (а, следовательно, объем внешней платной помощи) зависит от уровня квалификации руководителей, от уровня их мотивации к участию в данном проекте (читайте статью про мотивацию участников проекта), от уровня внутренней конфликтности/токсичности и сложившейся культуры взаимодействия подразделений и сотрудников. Это факторы "качества" человеческого ресурса, и они вносят самый большой вклад в затратность!. Но есть еще и количественные параметры: Чем крупнее компания и сложнее ее деятельность, тем больше число процессов и длиннее их цепочки. Следовательно, фронт работ количественно увеличивается, увеличивается объем внешней платной помощи.
Стоимость проекта зависит от того, насколько интенсивно (в человеко-днях, человеко-часах) вы привлекаете внешних консультантов, а какой объем работ делаете сами.
Баланс внешних и внутренних усилий (а, следовательно, объем внешней платной помощи) зависит от уровня квалификации руководителей, от уровня их мотивации к участию в данном проекте (читайте статью про мотивацию участников проекта), от уровня внутренней конфликтности/токсичности и сложившейся культуры взаимодействия подразделений и сотрудников. Это факторы "качества" человеческого ресурса, и они вносят самый большой вклад в затратность!. Но есть еще и количественные параметры: Чем крупнее компания и сложнее ее деятельность, тем больше число процессов и длиннее их цепочки. Следовательно, фронт работ количественно увеличивается, увеличивается объем внешней платной помощи.
- Минимальная (пороговая) сумма оплаты - 250 000 руб (проведение стартового семинара-практикума, минимально необходимый объем сопроводительной поддержки, в целом дистанционной).
- Средне-разумная, достаточная сумма оплаты: от 400 000 руб. (фирма услуг, простая торгово-закупочная деятельность), до 800 000 руб (среднее производство, крупная торговая компания).
Более подробный план разработки и внедрения системы бизнес процессов, с указанием объемов работ и детальной стоимости услуг консультантов.
На изображениях видно, какой массив правок вносит консультант (методолог) за менеджером-автором схемы и регламента. Хотя, не всегда бывает так много правок. В некоторых компаниях, где руководители подразделений мотивированные и квалифицированные - правок может быть минимум.
Какие бизнес-процессы описываем в проекте?
Какие бизнес-процессы описываем в проекте?
В проект по регламентации попадают не абсолютно все процессы предприятия, а только те, которые вызывают трудности у персонала, неопределенности с т.з. организации работ и контроля, конфликты в процессе совместной работы. Например, нет смысла описывать и регламентировать стандартные процессы, такие как "внутрискладское перемещение", "утверждение графика отпусков", "приемка товаров от поставщика" и пр. (это процессы универсальные, типовые, давно освоенные всеми компаниями, абсолютно усовершенствованные и наглухо зашитые в ИТ-системы и снабженные исчерпывающими инструкциями). Такие стандартные процессы можно подвергнуть легкому аудиту, поискать и оптимизировать избыточные действия, ненужные формальности.
Мы серьезно работаем с теми процессами, где есть длинные цепочки процедур, работа нескольких смежных подразделений. Или где есть уникальность, присущая конкретной отрасли или фирме, где есть вариативность, где есть над чем подумать и что оптимизировать/усовершенствовать. Например, "поставка под заказ", "начисление зп на сдельных условиях", "финансовое планирование" и т.п.
В среднем, в проект включаются разработка 10-15 процессов для простых отраслей (услуги и простая торгово-закупочная деятельность) и более 20 процессов для производственных предприятий и торговых предприятий с большой собственной инфраструктурой.
P.S. Процессы - это возобновляемая по одному и тому же алгоритму и регулярно выполняемая деятельность двух и более исполнителей по цепочке. Не путаем с функциями/процедурами, задачами и проектами.
Читайте в статье Что такое: задача, функция, проект, процесс в деятельности персонала предприятия.
Мы серьезно работаем с теми процессами, где есть длинные цепочки процедур, работа нескольких смежных подразделений. Или где есть уникальность, присущая конкретной отрасли или фирме, где есть вариативность, где есть над чем подумать и что оптимизировать/усовершенствовать. Например, "поставка под заказ", "начисление зп на сдельных условиях", "финансовое планирование" и т.п.
В среднем, в проект включаются разработка 10-15 процессов для простых отраслей (услуги и простая торгово-закупочная деятельность) и более 20 процессов для производственных предприятий и торговых предприятий с большой собственной инфраструктурой.
P.S. Процессы - это возобновляемая по одному и тому же алгоритму и регулярно выполняемая деятельность двух и более исполнителей по цепочке. Не путаем с функциями/процедурами, задачами и проектами.
Читайте в статье Что такое: задача, функция, проект, процесс в деятельности персонала предприятия.
Консалтинг по бизнес-процессам
Консалтинг по бизнес-процессам
Выше была представлена основная информация о разработке и внедрении системы описания бизнес-процессов. Приглашаем заполнить форму заявки, чтобы получить первичную консультацию (бесплатную) и коммерческое предложение.
Либо для продолжения самостоятельного изучения, приглашаем на страницу с картой расширенной информации: программа и план разработок и внедрения, экспертные статьи с разбором сложных кейсов. >> Читать
Заказать описание бизнес-процессов:
После получения заявки - бесплатная диагностическая беседа 15-20 мин.
По итогам беседы: составление коммерческого предложения.
По итогам беседы: составление коммерческого предложения.
На этапе заявки вы можете, при желании, сохранить инкогнито своего предприятия. Достаточно указать только город и сферу деятельности.
